Cari Hesap Mutabakatı Nasıl Yapılır? Bakiye Bir Sonuçtur, İnceleme Hareketlerde Başlar

Alıcı ve satıcı ekstreleri neden tutmaz, fark nasıl bulunur ve sonuç nasıl raporlanır?

Ticari uyuşmazlıkların büyük kısmı tek bir cümleyle başlar: “Hesabımızda sizden şu kadar alacağımız görünüyor.” Karşı taraf da kendi ekstresini çıkarır ve bambaşka bir rakam gösterir. Bu noktada iki taraf genellikle rakamı tartışmaya başlar. Oysa tartışılması gereken rakam değil, o rakamı oluşturan hareketlerdir.

Bir bakiyenin muhasebe kayıtlarında yer alması, o bakiyeyi oluşturan işlemlerin tamamının açıklanabildiği anlamına gelmez. Bu yazıda cari hesap mutabakatının nasıl yapılacağını, farkların en sık hangi nedenlerden doğduğunu ve sonucun hem yönetim hem de olası bir dava için nasıl raporlanacağını bir örnekle anlatıyorum.

Bu yazı şu rehberin parçasıdır: Kâr Var Ama Para Yok: Kâr ile Nakit Akışı Arasındaki Fark

Cari hesap mutabakatı nedir?

Cari hesap, bir işletmenin belirli bir müşteri veya tedarikçiyle olan alacak-borç ilişkisini izlediği hesaptır. Alıcılar için genellikle 120, satıcılar için 320 numaralı hesaplar kullanılır. Mutabakat ise iki tarafın aynı ilişkiye ait kayıtlarının birbiriyle uyumlu olup olmadığının kontrol edilmesidir.

Uygulamada mutabakat çoğu zaman bir “mutabakat mektubu” göndermekle sınırlı kalır: “Kayıtlarımıza göre 31.12 itibarıyla bakiyeniz şudur, mutabık mısınız?” Karşı taraf mutabık değilse asıl çalışma o zaman başlar. Sağlıklı bir inceleme; açılış bakiyesini, faturaları, iadeleri, tahsilatları, ödemeleri, mahsupları ve virmanları birbirine bağlı biçimde ele alır.

Cari hesap ekstreleri neden tutmaz?

İki tarafın kayıtları arasında fark çıkması her zaman birinin hata yaptığı anlamına gelmez. En sık karşılaştığım nedenler şunlardır:

Cari hesap mutabakatı adım adım nasıl yapılır?

1. Tarih aralığını ve açılış bakiyesini sabitleyin. İki ekstre aynı günden başlamalı ve doğrulanmış bir açılış bakiyesine dayanmalıdır. Açılış bakiyeleri farklıysa önce önceki dönemin farkı çözülür.
2. Ekstreleri aynı formata getirin. Tarih, belge numarası, açıklama, borç ve alacak sütunları olan bir tabloda iki tarafın hareketleri yan yana konur.
3. Faturaları eşleştirin. Tarih, fatura numarası ve tutar birlikte kontrol edilir. Aynı tutarlı iki fatura varsa yalnızca tutara bakarak eşleştirme yapılmaz.
4. Ödemeleri eşleştirin. Banka açıklaması, işlem tarihi ve gönderen-alıcı bilgisi birlikte okunur. Tek bir ödeme birden fazla faturayı kapatabilir; bir fatura da birkaç parçada ödenmiş olabilir.
5. Virman ve mahsup kayıtlarını ayrıca inceleyin. Hesaplar arası aktarımın hangi işlem nedeniyle yapıldığı ve dayanak talimat veya sözleşme gösterilmelidir.
6. Form Ba-Bs bildirimleriyle karşılaştırın. Tarafların aylık bildirimleri, fatura bazındaki uyumsuzluğun hangi ayda olduğunu hızlıca gösterir.
7. Sonucu üç gruba ayırın. Eşleşen işlemler, nedeni açıklanan farklar ve henüz açıklanamayan tutarlar ayrı listelenir.

Virman ve mahsup kayıtlarında nelere dikkat edilmeli?

Mutabakatta en çok tartışma yaratan kayıtlar virman ve mahsuplardır. Hesaplar arasında yapılan bir aktarım, tek başına para tahsil edildiğini göstermez. Örneğin bir alacağın grup şirketine ait borçla mahsup edilmesi, üç tarafın da onayını gerektiren bir işlemdir; bu onayı gösteren yazılı talimat yoksa mahsup karşı tarafça kabul edilmeyebilir. Aynı şekilde açıklaması yalnızca “ödeme” olan bir banka hareketinin belirli bir faturayı kapattığı doğrudan kabul edilmemelidir.

Örnek: 63.500 TL'lik farkın açıklanması

Bir tedarikçinin kayıtlarında alıcıdan 482.000 TL alacak görünüyor. Alıcının kayıtlarında ise aynı tedarikçiye 418.500 TL borç var. Aradaki 63.500 TL için hareket bazlı inceleme yapıldığında şu tablo ortaya çıkıyor:

Bu tablodan sonra tartışma “63.500 TL kimde?” sorusundan çıkıp yalnızca 7.500 TL'lik kur farkı faturasının sözleşmeye uygun olup olmadığına iner. İyi bir mutabakatın asıl faydası budur: genel bir bakiye tartışmasını somut ve sınırlı bir işlem incelemesine dönüştürür.

Mutabakat sonucu nasıl raporlanmalı?

Mutabakat raporu, okuyan kişinin bakiyeyi kendi başına yeniden hesaplayabileceği açıklıkta olmalıdır. Raporun başında incelenen dönem, kullanılan ekstreler ve açılış bakiyeleri yazılır. Ardından eşleşen işlemlerin toplamı, fark kalemleri ve her farkın dayanağı gösterilir. Açıklanamayan tutarlar tahminle kapatılmaz; ayrı bir satırda “belge bekleniyor” notuyla bırakılır.

Dava sürecindeki avukatlar için not: Hukuk yargılamasında ticari defterler, kanuna uygun tutulmaları, açılış ve kapanış onaylarının yapılmış olması ve kayıtların birbirini doğrulaması gibi şartlarla sahibi lehine delil olabilir (HMK m.222). Bu nedenle cari hesap uyuşmazlığında yalnızca ekstreyi değil, defterlerin usule uygunluğunu ve her hareketin dayanak belgesini de dosyaya hazırlamak gerekir.

Sık sorulan sorular

Cari hesap mutabakatı ne sıklıkla yapılmalı?

Büyük müşteri ve tedarikçilerle en az üç ayda bir, diğerleriyle yıl sonunda yapılması önerilir. Uyuşmazlık riski olan ilişkilerde aylık mutabakat, farkın büyümeden çözülmesini sağlar.

Cari hesap ekstreleri tutmazsa ne yapılır?

Önce iki ekstrenin aynı tarih aralığını ve aynı açılış bakiyesini kullandığı kontrol edilir. Ardından faturalar ve ödemeler işlem bazında eşleştirilir; farklar neden ve dayanak belgeyle tabloya yazılır.

Mutabakat mektubuna cevap vermemek ne anlama gelir?

Cevap verilmemesi tek başına bakiyenin kabul edildiğini kesin olarak göstermez. Bu nedenle önemli bakiyeler için yazılı ve gerekçeli mutabakat alınması, cevapsız kalanlar için hareket bazlı inceleme yapılması önerilir.

Aynı tutarlı ödeme ve fatura eşleşmiş sayılır mı?

Hayır. Tutarın aynı olması tek başına eşleşme değildir. Tarih, belge numarası, açıklama ve işlem sırası birlikte değerlendirilmelidir; aynı firmayla aynı tutarda birden fazla işlem yapılmış olabilir.

Sonuç

Güvenilir bir cari hesap sonucu, her önemli hareketin dayanağına ulaşılabildiği ve bakiyenin yeniden hesaplanabildiği bir çalışmayla elde edilir. Rakamı tekrar etmek yerine rakama hangi işlemlerle ulaşıldığını göstermek, hem ticari ilişkiyi korur hem de olası bir uyuşmazlıkta en güçlü dayanağı oluşturur.

İlgili yazılar

• Kâr Var Ama Para Yok: Kâr ile Nakit Akışı Arasındaki Fark
• Defterden Belgeye: Muavin Defter İncelemesiyle İşlemin İzini Sürmek
• Satış Raporu ile Banka Tahsilatı Neden Tutmaz? Fark Açıklama Tablosu Nasıl Hazırlanır?
• Mizan Dengede, Peki Kayıtlar Doğru mu? Muhasebe Kalitesini Gösteren Mizan Kontrolü

Bu yazı genel bilgilendirme amacı taşır; somut bir işletme veya inceleme dosyası için mali müşavirlik ya da hukuki görüş yerine geçmez. Kanun maddeleri, oranlar ve uygulamalar değişebileceğinden işlem yapmadan önce güncel mevzuatı kontrol edin.